Het zijn slechts enkele voorbeelden, die om een nieuwe kijk op evenementen vragen. Leon Kruitwagen, directeur van het Genootschap voor Eventmanagers, praat ons bij.

Eventmanager 3.0

Kruitwagen spreekt van een stap van eventmanagement 2.0 naar 3.0. Het verschil is volgens hem dat tegenwoordig goed wordt bekeken hoe evenementen aansluiten op de missie van het bedrijf. “Waar eerder vooral budgetgericht werd gewerkt, staat nu de output centraal. Welke opbrengst wil je als bedrijf behalen? Eventmanagers hebben de taak om de return on investment aantoonbaar te maken.”

Een andere belangrijke trend is meer aandacht voor kleinschaligheid met gelijkgestemden in plaats van een focus op een zo groot mogelijk aantal mensen. Om tot een passend gezelschap te komen, is het nodig om goed in kaart te hebben wie er precies in huis zijn. Dat vraagt om uitvoerige informatieverzameling.

“Om mensen goed te bedienen en op specifieke onderwerpen aan elkaar te koppelen, moet je niet alleen weten wie ze zijn, maar ook waar hun interesses naar uitgaan. Het plaatje moet compleet zijn. Dat is een bewerkelijk proces, maar wanneer dit goed wordt uitgevoerd is het rendement ook aanzienlijk hoger.”

De stem van de bezoeker is een belangrijk ingrediënt.

Adviseur van de directie

Hoewel er nog veel ruimte voor verbetering is, ziet Kruitwagen in de sector dat het in kaart brengen van bezoekers steeds beter verloopt. Dit lukt onder andere door goede verbinding van de business met marketingcommunicatie en daarmee de eventafdeling.

“Alle medewerkers die contact hebben met klanten, dienen hun input te leveren. Lang niet altijd zijn die klantgegevens centraal in een organisatie aanwezig. Een eventmanager is niet alleen de schakel die dit samen moet brengen, maar moet tegelijkertijd ook adviseur van de directie zijn om de missie van het bedrijf te vertalen in live bijeenkomsten. Al met al een belangrijke lobbyist in de organisatie.”

Interactiviteit is onmisbaar

Het wijzigende karakter van evenementorganisatie laat één belangrijke eigenschap van evenementen onveranderd: de aandacht die je een bezoeker kunt geven is bijzonder groot. Gemiddeld is iemand twee uur bij een evenement aanwezig, weet Kruitwagen. Tijd die je kunt gebruiken om een persoonlijke relatie op te bouwen.

“Je kunt de reactie van iemand zien, waarop je direct in kunt spelen. Interactiviteit is daarbij onmisbaar geworden. De stem van de bezoeker is een belangrijk ingrediënt. Er zijn vele tools beschikbaar om die stem hoorbaar te maken.”

Kruitwagen wijst niet alleen op stemsystemen en Twitter walls, maar ook op apps die ervoor kunnen zorgen dat vragen op relatief anonieme (lees: laagdrempelige) wijze realtime bij de organisatie belanden. “Door realtime vragen te verzamelen, geef je sprekers de kans om beter aan te sluiten bij wat er onder het publiek leeft. De hoge snelheid die tegenwoordig mogelijk is, maakt ook dat er meer mensen aan het woord kunnen komen dan voorheen”, aldus de directeur.