Hans van Rijkom, Hoofd Veiligheid en Milieu bij Joulz, maakte gebruik van een bijzonder evenement om het veilig werken nog beter tussen de oren van de organisatie te krijgen. “Door de beleving tijdens een live-event heeft de boodschap nog meer impact.”

Veiligheid prioriteit

“Een ernstig ongeval was de directe aanleiding voor het organiseren van een speciaal evenement. We merkten dat de medewerkers de indruk hadden dat veilig werken voor de directie niet de hoogste prioriteit had. Het tegendeel was waar. Aan de top werd er zelfs over gedacht om het bedrijf een week stil te leggen om veiligheid maximale aandacht te geven. Dat kan natuurlijk niet; we besloten een speciale bijeenkomst te organiseren.

Maar hoe doe je dat? Met behulp van een extern bureau zijn we uitgebreid gaan brainstormen over de invulling. We hebben met enkele honderden mensen binnen de organisatie gesproken over hun veiligheidsbeleving. Daaruit volgde een helder idee over de organisatie van een speciaal evenement.

Resultaat

Op 22 september 2009 hebben we met ruim 50 bussen alle 2.500 medewerkers naar het World Forum in Den Haag gebracht. Centraal op deze dag stond de boodschap: “Niet veilig = niet doen”. Medewerkers die een onveilige situatie hadden meegemaakt of zelfs een ongeluk hadden gehad, vertelden over de impact daarvan op hun eigen leven en dat van hun familie. Verhalen die heel herkenbaar waren voor alle aanwezigen. Het leverde een aandachtsvolle, inhoudelijke en warme bijeenkomst op.

Illustratief vond ik de lunch. Heel veel medewerkers zaten op de trappen van het World Forum om elkaar te vertellen over wat ze in het werk hadden meegemaakt. Na het event hebben we binnen de organisatie allerlei activiteiten georganiseerd om het mandaat “Niet veilig = niet doen” nog meer kracht bij te zetten. Het resultaat van deze aanpak is dat we de organisatie van hoog tot laag nog bewuster hebben gemaakt van het belang van veilig werken. Het live-event heeft daardoor de directe beleving een heel belangrijke rol in gespeeld.”

Intrinsiek veranderen samen met de hele organisatie

Joulz werd bij de integrale aanpak van hun veiligheidsvraagstuk (zie interview bovenstaand) begeleid door een organisatiebureau voor strategische events. Nicoline van Straten, directeur van het organisatiebureau: “Ik was blij dat Joulz koos voor een integrale aanpak van hun veiligheidsissues. We vertaalden de aanvankelijke extrinsieke probleemstelling van de directie naar een programma van 10 weken. Dat maakte de voorgenomen procesaanpak tot een structurele interventie. We wilden graag effectief omgaan met het vrijgemaakte budget en de improductieve uren als gevolg van de grootscheepse aanpak.”

Alle lagen van de organisatie bogen zich – ná elkaar- over de vraag hoe zij met veiligheid te maken hebben en wat ieders eigen rol daarin is. Het organisatiebureau heeft de ervaring dat bij complexe vraagstukken binnen organisaties, het doorgeven van winnende inzichten voor significante verandering zorgt. En voor een diepe verankering. Dat komt doordat ieder mens beïnvloed wordt door het systeem waarvan hij/zij deel uitmaakt.

Alle winnende inzichten werden meegenomen in de grote afsluitende Veiligheidsdag. De sprekers, die aan meer dan 2.000 collega’s live vertelden van hun aangrijpende ervaringen, zijn op het podium geïnterviewd. “Die werkwijze ontstond tijdens de voorbesprekingen,” vertelt Van Straten, “toen vrijwel iedereen keer op keer geëmotioneerd raakte bij het voorbereiden van hun verhaal. Samen op het podium staan voelde veilig.

Achteraf hebben deze mensen heel veel lof en steun gekregen van hun collega’s.” Daarna ontstond een buddy-systeem, waarbij elke manager gekoppeld werd aan een teamleider met zijn of haar team om veiligheidsissues een plaats te geven en op te lossen. “Zo kreeg het begrip ‘veilig’ een extra lading binnen Joulz. Iets dat tot op de dag van vandaag nog steeds geldt,” aldus Van Straten.

Hans van Rijkom, hoofd Veilgheid Joulz: “Aanvankelijk twijfelde ik aan de aanpak. Weet je, het is nieuw en top-down praten over veiligheid voelde behoorlijk hiërarchisch. Achteraf ben ik blij dat ik m’n oordeel heb uitgesteld. Ik vond het traject dat we met het organisatiebureau hebben doorlopen fascinerend en een cadeau voor mezelf en m’n collega’s.

Het format zat ook goed in elkaar. Ze lieten het ons zelf dóen. Ze faciliteerden. Ze creëerden omstandigheden waardoor we écht met elkaar in gesprek kwamen. ‘Niet veilig = niet doen’ is uit die gesprekken naar voren gekomen en is een tot op de dag van vandaag hét veiligheidscredo binnen Joulz. Tijdens de Veiligheidsdag voelde ik een enorme  trots op ons allemaal en op het werk dat we doen.”

Zo maakte het organisatiebureau van van Straten samen met een team van Joulz in tien weken tijd alle geledingen van Joulz bewust van het belang van veiligheid.