Maar het was wel de wens van eventmanager Lara Roos om - geheel in de stijl van het festival Burning Man - een vijf meter hoog exemplaar vol te hangen met wensen op papier en die vervolgens in rook op te laten gaan.

Het vereiste flexibiliteit van de evenementlocatie, volgens haar sowieso een must. “Als de mensen van een locatie meedenken is dat natuurlijk heel prettig. En ook dat er tenminste iets kan en er niet voor elke komma en punt extra kosten in rekening worden gebracht.

Onlangs organiseerden we een groot evenement dat deels op het water plaatsvond. Medewerkers van de locatie zetten alles op alles om ons te helpen. We vormden echt een team. Een ander voorbeeld dat veel vroeg van de flexibiliteit was een oude kermis in een duinlandschap. Persoonlijk contact met de organisatie is heel belangrijk”, vertelt Roos, die werkzaam is bij eventmarketingbureau Dechesne & Boertje.

Black box

Een goede locatie beschikt verder over een aantal faciliteiten. Bereikbaarheid en voldoende parkeergelegenheid zijn alvast enkele randvoorwaarden. Verder geeft Roos de voorkeur aan een “black box”; een locatie waarmee ze eigenlijk nog alle kanten op kan.

“Het is daarnaast heel belangrijk om factoren zoals elektriciteit en water in kaart te hebben. Een klant snapt best dat hij moet betalen voor catering, maar van extra kosten voor bijvoorbeeld aggregaten schrikken mensen nog wel eens.”

Onderscheiden

Tezamen zijn ze heel belangrijk voor een locatie aangezien die volgens Roos de grondslag is voor een geslaagd evenement. “Als er iets niet klopt kan een heel event in de soep lopen. Wees je dus ook bewust van eventuele beperkingen. Musea bijvoorbeeld brengen andere regels en eisen met zich mee.

Zelf baseer ik mijn keuze op de flexibiliteit, de bereikbaarheid en natuurlijk op hoe een plek eruitziet. Op die punten kan een locatie zich onderscheiden.”