Iedereen heeft het al druk genoeg. Daarom is het fijn als er taken uit handen worden genomen, zoals op de locatie, die een belangrijke rol speelt in het slagen van een bedrijfsevenement. Een goede organisatie houdt daar rekening mee en is een partij waarop je kunt vertrouwen. Helaas is dat niet altijd vanzelfsprekend.

Organisatie

"Voor ons laatste evenement maakten we gebruik van een resort waarmee we positieve ervaringen hebben. Het is prima bereikbaar, heeft fijne overnachtingsmogelijkheden en de catering is altijd goed verzorgd.”

Locatie speelt een belangrijke rol in het slagen van een bedrijfsevenement.

Aan het woord is Mariëlle Dilven. Als facilitair medewerker bij TVM Verzekeringen houdt zij zich geregeld bezig met de organisatie van events en zakelijke uitstapjes. Inmiddels weet zij exact waar een locatie voor TVM aan moet voldoen. Voor het laatste event moesten vijfendertig medewerkers van de verzekeraar anderhalve dag onder de pannen zijn, mede vanwege een innovatiesessie.

Doordat alles ter plekke goed geregeld was, konden dat de gasten de focus op hun werk leggen.
“Wat niet onbelangrijk was, maar zeker niet overal mogelijk is, is dat iedereen zijn eigen slaapkamer had. Bovendien was er een vast aanspreekpunt van de organisatie gedurende ons verblijf, erg prettig.

In de aparte ruimte voor de meetings van TVM waren daarnaast middelen voor presentaties voorhanden zoals een beamer en een flipover, maar ook aan de microfoon voor onze pubquiz ’s avonds was gedacht.”

Oplossingsgericht

De medewerkers op een locatie dienen daarnaast oplossingsgericht te zijn. “Bij een van onze eerdere events bleek het eten niet warm te zijn. Dat is vervelend, maar na excuses en overleg hebben we de gastheer toch nog een tweede kans gegeven. Toen ging het wel goed en werden we bovendien financieel gecompenseerd.

Bij een andere organisatie was het voor een van onze bedrijfsevents niet mogelijk om het diner tegelijk uit te serveren aan al onze medewerkers. Het bedrijf zette een tent naast onze zaal zodat het wel lukte en ons avondprogramma niet in de knel kwam. Dat is meedenken.”

"Het is net die persoonlijke touch die bijdraagt aan een fijn verblijf.”

Onderscheiden

Uiteindelijk is dat dan ook de manier waarop bedrijven zich kunnen onderscheiden, denkt Dilven. “Positief eruit springen kan ook door services te bieden waaraan de klant in eerste instantie niet denkt, zoals de workshop teambuilding die wij kregen aangeboden.

Het helpt ook om uit te pakken met de catering, voor een fijne entourage te zorgen (ook al verschillen de meningen over wat een smaakvolle inrichting is) en klanten te verwelkomen met zorg en aandacht. Ik heb gemerkt dat het heel goed wordt ontvangen als een organisatie net even een tikkeltje extra moeite doet.

Hoewel het een kleinigheid is, vonden mijn collega’s het bij het laatste event bijvoorbeeld heel leuk dat er een welkomstpakketje in het huisje stond met lokaal gemaakte jam. Het is net die persoonlijke touch die bijdraagt aan een fijn verblijf.”