Elizabeth Rennie
Onderzoeksdirectrice van het analisten en adviesbureau Nelson Hall

Volgens Elizabeth Rennie, onderzoeksdirectrice van het analisten en adviesbureau Nelson Hall met een focus op HR-outsourcing, was het “in het verleden het geval dat de ene afdeling een bestand van A naar B verzond en aan de manager vroeg om aan het eind van de maand overurenrapporten te controleren.

Dat was omdat rapporten alleen aan het eind van de maand verzonden werden, terwijl vandaag veel meer online gebeurt. Als gevolg verwachten bedrijfsmanagers dat het systeem makkelijk te gebruiken en met HR geïntegreerd is.”

De oude manier waarbij bestanden naar een afdeling gestuurd werden om ingevoerd te worden hoeft nu niet meer. Tegenwoordig kan het meeste direct ingevoerd worden, waardoor data meer integriteit en een hogere kwaliteit heeft.

Centraliseren en standaardiseren

Veel bedrijven besteden hun payrolls nu aan organisaties uit. Op die manier kunnen alle betalingen door middel van een gestandaardiseerd en versimpeld proces voltooid worden. Dat bespaart kosten en maakt de rapportage, technologie, data consolidatie, betaling van belastingen, naleving van regels en integratie met HR makkelijker.

Daarbij komt dat de HR-data correcter zijn. “De groeiende vraag naar internationale payrolls is deels te danken aan het feit dat HR processen wereldwijd worden beheerd. Nu door HR transformatie systemen centraliseren en de processen standaardiseren moet ook de payroll gestroomlijnd worden,” zegt Rennie.

Een andere factor die payroll-beheer verandert is dat ondernemingen door operationele veranderingen zoals geografische expansie steeds meer globaliseren. Dat verhoogt de vraag naar internationale payroll-aanbieders.

We schatten dat in 2018 maar liefst 12 procent van de payroll-diensten markt uit internationale payroll-diensten zal bestaan.

Als een onderneming bijvoorbeeld in Slowakije investeert en 800 werknemers erbij neemt, dan wil het management niet voor ieder land een andere payroll-aanbieder moeten zoeken; het heeft voor de werknemers en managers een simpele online dienst nodig die bij zijn HR processen past. We schatten dat in 2018, in plaats van de huidige 6,5 procent, maar liefst 12 procent van de payroll-diensten markt uit internationale payroll-diensten zal bestaan.

Veranderende wetgeving en ondernemingsbehoeften

Natuurlijk zijn er specifieke zaken waar je bij internationale payrolling op moet letten, aangezien ieder land zijn eigen wetten en regels heeft. Rennie wijst erop dat het belangrijkste selectiecriterium voor kopers is om gebaseerd op hun behoeften de lokale capaciteit van hun aanbieder te begrijpen.

“De Benelux is bijvoorbeeld niet één land. Het bestaat uit België, Nederland en Luxemburg. En ieder van die landen heeft zijn eigen benodigdheden. Je moet die allemaal apart bekijken. Je hebt payroll-aanbieders met lokale kennis nodig en je moet ook het domein van hun diensten controleren. Het is van belang om mensen te regelen die de landen en hun bevolkingen goed kennen. Voor sommige organisaties kan het niet naleven van een wet grote schade berokkenen.”

Voor wat betreft governance kan het voor bedrijven die een één-landsmentaliteit hebben lastig zijn om alles zelf te regelen. “Dan is het belangrijk dat internationale diensten door lokale stakeholders geleverd worden. Ook is het belangrijk dat de governance verbeteringen de kans geeft en flexibel genoeg is om nieuwe locaties en diensten toe te voegen en aan veranderende behoeften te voldoen. Payroll past zich voortdurend aan veranderende wetgeving en ondernemingsbehoeften aan.”

“Je kunt een HR-systeem of proces niet upgraden zonder payroll aan te passen,”

Verwachtingen

Ook is het van belang om de verwachtingen met betrekking tot internationale aanlevering te beheren: “Van oudsher is slechte rapportage één van de belangrijkste redenen om een payroll aan te passen,” zegt Rennie. “Hetzelfde geldt voor internationale payrolls. Als internationale rapportage lastig is of helemaal niet plaatsvindt, dan zal de governance van de internationale dienst nog stroever verlopen en zijn waarde verminderen.

De koper zou niet alleen moeten vragen of de nieuwe payroll-aanbieder ervaring met een bepaald gebied heeft: ze zouden moeten vragen hoe hun rapporten en governance eruit zien. Zorg dat je het daadwerkelijke rapport inziet en vraag wie daar online toegang toe heeft.

Een gevolg hiervan is dat het uitbesteden van payroll, in plaats van een extra kostenpost te zijn, nu daadwerkelijk iets voor een bedrijf toe kan voegen. “Je kunt een HR-systeem of proces niet upgraden zonder payroll aan te passen,” zegt Rennie.

“Je moet een HR-systeem altijd up to date houden. Dat betekent dat informatie over wie er voor een bedrijf werkt altijd bijgehouden moet worden. Een goed geïntegreerde payroll duidt aan of het HR-systeem te groot is. Op die manier dwingt het HR-systemen om correcter te zijn. Dat beschermt jouw investering in HR.

Het is in feite een soort controlemechanisme. Sommige mensen begrijpen dit nog niet, maar payroll kan echt waarde toevoegen wanneer het uitbesteed en op een regionaal of wereldwijd niveau beheerd wordt.