Steeds meer medewerkers vliegen voor de zaak naar het buitenland. Vrij onschuldig, een zakenreis, kunt u denken. Toch zijn hier naast kosten ook risico's mee gemoeid, zoals veranderende veiligheidssituaties of het Zika-virus. Hoe beheerst een organisatie deze aspecten? Het advies: het opstellen van een gedegen reisbeleid.

1. Breng alle reiskosten in kaart

Krijg inzicht in alle kosten die gemoeid zijn met zakenreizen. Hier gaat het niet alleen om de prijs van een vliegticket, maar ook overnachtingen, verzekeringen, transfers en ancillary services. Welke kosten worden er toegerekend aan reizen en welke zijn voor rekening van de reiziger zelf?

2. Mogelijke risico's signaleren

De wereld wordt steeds complexer en onvoorspelbaarder. Daarom is het van groot belang na te denken over mogelijke risico's tijdens een zakenreis. Zelfs de meest ervaren reiziger kan worden geconfronteerd met situaties die zich niet eerder openbaarden. Stel richtlijnen op ten behoeve van hun veiligheid en gezondheid en bepaal wie verantwoordelijk is voor het duty-of-care-programma.

3. Afstemming tussen afdelingen

Veel afdelingen zijn betrokken bij het organiseren en inkopen van zakenreizen. Niet alleen Inkoop en Finance, maar ook HR en de reizende medewerker zelf dienen een rol te krijgen. Zo 'leeft' het reisbeleid binnen de organisatie en worden de regels sneller nageleefd.

4. Beperk versnippering van reisdata

Omdat er steeds vaker via meerdere kanalen reserveringen worden gemaakt, verliest men inzicht in reserveringsdata. Om dit te voorkomen kan data uit verschillende bronnen worden samengevoegd op één centrale plaats. Nieuwe technische hulpmiddelen bieden hierbij uitkomst.

Wist u dat?

Uit recent onderzoek blijkt dat 55% van de internationaal opererende bedrijven geen reisbeleid heeft of dit beleid niet consequent volgt.

Voor een geheel advies over de waarde van een reisbeleid en de uitgebreide handvatten om het reisbeleid aan te pakken, leest u de whitepaper op ervaardekracht.nl/whitepaper