Martin van der Weide
Martin van der Weide
Beleidsadviseur Kamer van Koophandel

Martin van der Weide is beleidsadviseur bij de Kamer van Koophandel (KvK). Zijn specialiteit: exportdocumenten. Niet alleen in Nederland, maar ook internationaal is hij op dit terrein actief.

Waarom is een exportdocument nodig?

“Als je buiten de Europese Unie komt, moet je met veel zaken rekening houden. De belangrijkste zijn douanefaciliteiten, verzekeringen, transport, betalingen, BTW-tarieven en producteisen.

Exportdocumenten horen daar ook bij. In deze documenten staat de oorsprong van de goederen. De oorsprong is de plek waar ze gemaakt zijn. In de internationale handel is dat een belangrijk gegeven.

Er zijn drie typen documenten: het certificaat van oorsprong, fiscale oorsprongsdocumenten die korting geven op de invoerrechten en documenten voor tijdelijke invoer. Die laatste documenten zijn bijvoorbeeld bedoeld voor topsporters die zonder rompslomp aan de grens hun spullen tijdelijk in en uit kunnen voeren.”

Hoe weet je welke documenten je nodig hebt in welk land?

“Binnen de Europese Unie kun je per product en land op een goede website zien welke documenten nodig zijn om een exportproduct soepel de grens over te krijgen. Deze website heet de Market Access Database (madb.europa.eu).

Voor een beginnende importeur of exporteur kan het ingewikkeld zijn. Ook weet een buitenlandse wederpartij soms niet hoe het hoort. Een goed advies kan dan helpen.”

Hoe kan een ondernemer een document aanvragen?

“Op de website van de KvK staat per type document wat de procedure is. We werken steeds digitaler en daarbij maken we gebruik van verschillende dienstverleners. Als klant van de KvK heb je dus een keuze.”

Wat zijn bijvoorbeeld de voordelen van digitale aanvraag?

“Digitalisering bespaart klanten veel tijd, want ze hoeven niet meer bij de balie van onze kantoren langs te komen voor de documenten. We geven in totaal circa 750.000 documenten per jaar uit aan ongeveer 10.000 unieke klanten.

Tachtig procent van de documenten wordt inmiddels digitaal afgehandeld. De rest handelen we per “ouderwetse” post af. We groeien door naar honderd procent digitale dienstverlening.

We zijn natuurlijk ook bereikbaar voor vragen: we hebben een chatfunctie, e-mail en telefoon. Als er complexe vragen zijn, brengen we desgewenst een bedrijfsbezoek.”

Welke vragen worden het meest gesteld?

“De vragen gaan vaak over welke documenten een ondernemer nodig heeft. Verder moet een ondernemer met documenten kunnen aantonen waar zijn goederen zijn gemaakt.

Iemand die een tafel maakt, moet bijvoorbeeld een omschrijving van het productieproces aanleveren. Waar maakt hij de tafel, hoe gebeurt dat en welke materialen gebruikt hij? Ondernemers willen graag weten hoe uitgebreid ze moeten zijn. Soms moeten ze ook nog informatie halen bij hun eigen leverancier van materialen.”

Soms is ook legalisatie door een ambassade en/of ministerie van Buitenlandse Zaken nodig. Waarom is dat?

“Dat geldt vooral voor een aantal landen in het Midden-Oosten. Daar valt ook vaak de factuur van de zending onder. Die biedt de ondernemer eerst bij ons aan ter legalisatie. Vervolgens gaat de factuur naar Buitenlandse Zaken en daarna naar de ambassade van het bestemmingsland.

Per land moet een ondernemer beoordelen wat nodig is. Daar kan de KvK over adviseren, want of je géén of meer stempels moet halen, maakt in tijd nogal wat uit.”

Welke trends zijn zichtbaar?

“Digitalisering zet verder door. Samen met de ondernemers moeten we hierin nog belangrijke stappen zetten, omdat niet alle ondernemers vooroplopen met digitalisering. In Nederland zijn we al verder dan sommige andere EU-landen.”