De conferentie zelf duurde slechts twee dagen, maar met 58 wereldleiders die hun opwachting maakten, 5000 delegatieleden en 3000 journalisten, beheerste het congres anderhalve week Den Haag en omgeving. Het was met deze aantallen de grootste internationale top ooit in Nederland.

Een dergelijk complex en grootschalig congres is interessant voor organisatoren om eens wat dieper in de organisatorische aspecten ervan te duiken. Michiel Middendorf, directeur van gastlocatie World Forum, vertelt over zijn ervaringen.

Ieder van hen had zijn counterpart bij het ministerie van Buitenlandse Zaken

“De voorbereidingen duurden langer dan anderhalf jaar. In de beginfase werkten we met een kernteam van zes personen, aangevuld met nog eens zes personen van het ‘building management’ team. Ieder van hen had zijn counterpart bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa), onze opdrachtgever.

In de uitvoeringsfase waren er vanuit World Forum 25 personen fulltime actief, naast natuurlijk de vele subcontractors die betrokken waren. Ons team vormde de ‘ogen en oren’ van de opdrachtgever in de beveiligde zone. We waren daarbij overigens slechts een klein radertje in de totale organisatie van dit evenement.”

Strakke regie met ruimte voor expertise

“De complexiteit maakte het een bijzonder proces, te vergelijken met een ingewikkeld bouwproject. De opdrachtgever BuZa was daarin de hoofdaannemer die ook regelmatig bouwvergaderingen hield met alle partijen. BuZa stelde een team van zeer capabele topmanagers samen en zij creëerden samen met alle betrokken leveranciers een mooie ‘we gaan er voor’ sfeer om het event succesvol te maken.

De regie was strak, maar er was wel ruimte om de expertise van contractpartners toe te passen. De zeer gedetailleerde voorbereidingen zagen we ook in de vele voorbesprekingen en gehouden trainingen, vaak in het World Forum zelf. Dit was als voorbereiding op ieders rol tijdens de top zelf, van logistieke toeleverancier tot bijvoorbeeld de Delegation Liaison Officers.”

Ook economisch interessant

“Ik weet niet wat de lange termijn effecten zijn voor Nederland, maar het leverde natuurlijk veel publiciteit op en zette ons land én Den Haag internationaal stevig op de kaart waarbij onze reputatie op het gebied van vrede en recht weer versterkt wordt.

Het leverde natuurlijk veel publiciteit op en zette ons land op de kaart

Veel van de 24 miljoen aan kosten kwam direct al terug in de nationale economie door leveranciers die er voor zorgden dat die bijna 10.000 monden een paar dagen lang gevoed werden (en er wordt natuurlijk gereisd, geslapen en nog veel meer geconsumeerd). Er is zelfs een speciale tulp voor de NSS gekweekt! Er werd waar mogelijk gebruik gemaakt van Nederlandse producten en bedrijven, om onderdelen van het congres te realiseren.”

Overeenkomsten met Afghanistan-top vijf jaar geleden

“De twee events zijn niet te vergelijken in omvang, organisatie en voorbereiding. Voordeel was wel dat we iets beter wisten wat op ons af kwam, bijvoorbeeld met het bouwen van het podium in het World Forum Theater. Ook wisten we hoe onze opdrachtgever werkt en deden we vijf jaar geleden al ervaring op met protocollaire aspecten en veiligheidsstructuren.”