Reden voor het bedrijf om te kiezen voor harmonisatie en automatisering. De technologie erachter is uitbesteed.

“Zodoende is er wereldwijd –AkzoNobel is actief in ruim 80 landen- veel meer inzicht in onkosten zoals hotelbestedingen. Voorheen was die informatie veel meer gefragmenteerd en moeilijk te achterhalen”, vertelt CIO Pieter Schoehuijs.

Onder het expense management vallen aan travel en entertainment gelieerde kosten. De hotelrekeningen dus, maar ook parkeergeld, diners en officegerelateerde aankopen. Voorheen verschilden de manieren van declareren en administratieve verwerking tussen de business units van AkzoNobel nogal.

“Bovendien werd er gewerkt met papier en bonnetjes die achter declaratieformulieren werden geniet. Goedkeuring vond plaats door een of twee mensen waarop de declaratie in het systeem moest worden verwerkt en uiteindelijk de betaling nog op de juiste rekening moest worden voldaan. Een flink aantal handelingen dus, en in elk land anders.”

“Die harmonisatie hebben we per land gerealiseerd en geïmplementeerd."

Harmonisatie

Hoewel de systemen op zich functioneerden, voegt Corporate Director Control Hans de Vriese toe, hadden ze nadelen. “Vanuit een governanceperspectief is het controleren van al die declaraties tijdrovend en moeilijk. Er was weinig inzicht, het proces verliep traag en niet efficiënt en het was bovendien te divers.”

Daarom definieerde het concern allereerst hoe het expense management eruit moest komen te zien voor het gehele bedrijf waardoor er een standaardproces voor al diens business units ontstond, vertelt De Vriese. “Die harmonisatie hebben we per land gerealiseerd en geïmplementeerd. Uiteindelijk gebruikt nu 85 tot 90 procent van ons personeel het nieuwe proces met bijpassend systeem.” Serieuze aantallen, aangezien een kwartaal gemiddeld zo’n 50.000 declaraties telt.

Uitbesteden

De technologie achter dit expense managementsysteem heeft AkzoNobel uitbesteed. Schoehuijs: “Dat we hiervoor betalen per expense report, en dus naar gebruik, bevalt goed. Het is prettig om geen zorgen te hebben over de systeemkant en dat er flexibiliteit optreedt. Dankzij bijbehorende mobiele applicaties kunnen medewerkers hun bonnetjes scannen en meteen in het systeem declareren met hun telefoon en ontvangen managers een notificatie als er een expense report binnenkomt.

Een optie die steeds meer medewerkers gebruiken. Uiteraard is het een investering om de technologie te outsourcen, maar het levert veel op. De schaalgrootte is dermate dat er een grote efficiëntieslag wordt gemaakt. We wegen nu af of we wellicht nog verder willen uitbesteden.”

De doorlooptijd van processen is fors gereduceerd, en het storten van geld gaat ook sneller.

Privacy

Een dergelijke outsourcing gaat niet vanzelf. De Vriese noemt het onderwerp privacy. “Het is uiteraard van belang dat de partner zorgvuldig omgaat met de bedrijfsgegevens, in ons geval financiële en personele informatie. Daarom is ook vooraf door onze interne auditafdeling onder meer gecheckt wie er toegang heeft tot de bedrijfsgegevens. Een mogelijk nadeel van een expense managementsysteem dat zoals het onze wereldwijd hetzelfde is, kan zijn dat het theoretisch ook kan uitvallen. In dat geval kan het systeem tijdelijk niet beschikbaar zijn.”

Maar de voordelen wegen daar nog altijd tegenop, menen de twee. Schoehuijs: “We hebben zogezegd veel meer inzicht in de kosten wereldwijd. De doorlooptijd van processen is fors gereduceerd, en het storten van geld gaat ook sneller. Het is een win-winsituatie voor zowel werkgever als werknemer.”