Wie regelmatig zakelijk reist, maakt niet zelden gebruik van een smartphone, laptop of tablet. De aansluiting van een privé-device op het corporate netwerk noemt men ook wel Bring Your Own Device. Een begrip dat steeds populairder wordt en een veelvuldig terugkomende term is in het IT-landschap.

“Voorheen werkte men grotendeels met corporate owned devices, waarvan de IT-afdeling de IT kon managen. Sinds de introductie van tablets en de opkomst van smartphones kopen werknemers het toestel dat zij het prettigst vinden werken. Hierdoor beschikken ze privé over de nieuwste smartphones waarop alles kan terwijl ze op hun werk te maken hebben met oudere en beperkte devices”, zegt Mark Vonk van Dahvo, dat bedrijven ondersteunt in hun mobiliteit. “

En dit gebeurt niet alleen met smartphones en tablets. De huidige werknemer is een consument met een steeds grotere kennis van IT. Hij heeft betere en snellere mogelijkheden dan de IT-afdeling. Deze consumerization van IT is de drijvende kracht achter BYOD.”

Voors en tegens BYOD

BYOD heeft een aantal belangrijke voordelen. Zo brengt het een toename aan productiviteit van medewerkers met zich mee en bespaart het kosten. Daarnaast is een werknemer extra tevreden als hij in zijn werk ook invloed heeft op de keuzes voor bepaalde IT-oplossingen, meent Vonk. Maar nadelen zijn er ook. “Voor de werkgever zit er op fiscaal en juridisch gebied een aantal haken en ogen aan BYOD.

Wie welke kosten draagt bijvoorbeeld, en hoe er om dient te worden gegaan met verloren en defecte devices. Een bedrijf is daarnaast verantwoordelijk voor bedrijfsgegevens. Hoe worden deze beschermd op een privé-device als dat bijvoorbeeld gestolen wordt? Waarschijnlijk net zo belangrijk is hoe je je werknemers productiever maakt en welke extra mogelijkheden in de vorm van applicaties je hiervoor moet aanbieden. Wat is het terugverdienmodel?”

Wat is Mobile Device Management (MDM)?

Ook voor de werknemer kleven er nadelen aan als zijn smartphone onderdeel uitmaakt van het bedrijfsnetwerk, zo meent Vonk. Zo is het de vraag wat de werkgever kan zien op het toestel,  wie de zakelijk gemaakte kosten vergoedt en of daarover belasting moet worden betaald. “De IT-afdeling had voorheen alle controle over de toestellen. Nu is die er, op devices waarop zowel zakelijke data als privé-informatie staat, nagenoeg niet meer. Om dit probleem op te lossen schaffen veel bedrijven een Mobile Device Managementsysteem (MDM) aan.”

Mocht een medewerker onverhoopt zijn device verliezen, dan kan de IT-afdeling de data met één druk op de knop van het device verwijderen

MDM bestaat uit software waarmee smartphones kunnen worden beheerd. “Beveiliging van het toestel is een optie, net zoals het versleutelen van data of de mogelijkheid om enkel zakelijke data te wissen bij verlies of diefstal. Mocht een medewerker onverhoopt zijn device verliezen, dan kan de IT-afdeling de data met één druk op de knop van het device verwijderen. Daarnaast kun je met MDM uitlezen wat er op een device staat en bijvoorbeeld geïnstalleerde applicaties monitoren”, vertelt Vonk. Zicht op geïnstalleerde applicaties is volgens hem van groot belang. Hierin schuilen namelijk de nodige risico’s, zo meent Vonk.

“Een voorbeeld is een bekend chatsysteem op smartphones dat alle contacten op het device -zowel zakelijk als privé- vergelijkt en hiervoor toegang nodig heeft tot de contactpersonen op het toestel. Op enig moment heeft dit bedrijf dus van alle gebruikers de informatie uit het adresboek. Je kunt je afvragen in hoeverre we deze partij moeten vertrouwen. En er zijn legio andere, op het oog onschuldige, applicaties die stiekem data kopiëren uit adresboek of e-mail om die ergens op te slaan zonder medeweten van de gebruiker.”

Ontwikkelingen Mobile Device Management (MDM)

De MDM-markt is nog relatief jong en volop in ontwikkeling, vertelt Mark Vonk. “Er zijn veel innovaties. Een grote aanbieder bedacht een systeem waarbij het device als het ware in tweeën wordt gedeeld, in zakelijk en privé. Het zakelijke gedeelte is volledig te beheren door de IT-afdeling terwijl privé alles is toegestaan.

Grotere organisaties kiezen er steeds meer voor om niet zozeer het toestel te beveiligen, als wel de data die erop staat. We zullen die ontwikkeling naar databescherming via MDM steeds meer zien. Tegenwoordig willen en kunnen werknemers overal werken op bijna elke smartphone of tablet. De uitdaging is om de risico’s te beperken en de werknemer tevreden te stellen. MDM helpt hierbij.”