“Nederlanders reizen veelvuldig naar het buitenland. Nederlandse bedrijven gaan onmiddellijk naar plekken in de wereld waar handel te drijven is. Andere landen om ons heen, doen dat minder snel,” zegt Diederik Banken. Hoeveel mensen jaarlijks voor hun werk de grens oversteken, is niet bekend, maar volgens Banken gaan er via zijn organisatie jaarlijks meer dan honderdduizend mensen op pad. “Dat aantal kun je zomaar met vijf vermenigvuldigen, als je kijkt naar het aantal zakenreisbureaus in Nederland”.

Populaire handelsbestemmingen

Parijs staat momenteel op 1 in de top tien van reisbestemmingen. Singapore staat, als gateway naar Azië, op de eerste plaats van bestemmingen buiten Europa. Sterke stijger is Duitsland, wat aangeeft dat Duitsland een prominente positie inneemt in Europa. “De Duitse economie heeft het vorig jaar heel goed gedaan,” zo verklaart Banken. En ook Istanbul is een belangrijke bestemming geworden. “Turkije is echt een positie aan het innemen. Je ziet bijvoorbeeld dat Turkish Airlines zeer sterk groeit.”

Voordelen zakenreisbureau

De meeste zakenreizen worden georganiseerd door zakenreisbureaus. “De voordelen voor de bedrijven liggen in de kostenbesparingen die deze bureaus voor hen genereren door slim in te kopen en goede adviezen te geven. Er wordt veel meer geleverd dan alleen een ticket, de reis wordt verzorgd van deur tot deur.

Daarnaast helpt het reisbureau bij het naleven van het reisbeleid van een bedrijf. Er worden afspraken gemaakt met werkgevers en er wordt voor gezorgd dat reizigers zich daaraan houden. Verder zorgen ze dat de reiziger veilig is. Bedrijven willen weten waar hun reizigers zich wanneer bevinden. Een zakenreisbureau kan mensen altijd en overal bereiken. Dat is vooral belangrijk in geval van calamiteiten, die vaker plaatsvinden dan je denkt.

Toen het onlangs in de VS enorm had gesneeuwd en vluchten werden geannuleerd, konden er voor de zakenreizigers ter plaatse snel extra hotelovernachtingen of alternatieve vluchten geregeld worden. Toen de vulkaan op IJsland problemen veroorzaakte voor het vliegverkeer in Europa, werden de zakenreizigers uit Spanje opgehaald met bussen.”

Een zakenreisbureau heeft systemen waarmee een bedrijf allerhande rapportages krijgt over de reizen die worden gemaakt. Over de kosten, maar bijvoorbeeld ook de hoeveelheid CO2 die wordt uitgestoten. Deze rapportages kunnen input zijn voor bepaalde beleidsmatige beslissingen.

“Als een zakenreiziger zijn eigen reis moet boeken, kost het hem veel tijd om te zoeken naar de beste tickets."

Zakenreisbureaus lossen problemen op

Ook de reiziger profiteert optimaal van een reisbureau. “Als een zakenreiziger zijn eigen reis moet boeken, kost het hem veel tijd om te zoeken naar de beste tickets. Voor reisbureaus is dat eenvoudiger, die doen dat elke dag. Bovendien reizen zij bij wijze van spreken met de reiziger mee. Hij is nooit alleen, en krijgt adviezen over comfort en veiligheid.

Elke week komt er wel een telefoontje binnen van iemand die is beroofd op zijn bestemming. Zakenreisbureaus zorgen dan meteen voor een noodpaspoort en schieten geld voor als hun reiziger voor extra kosten komt te staan. Op reis gaan voor zaken, vooral als je dat vaak doet, kan wel eens slopend zijn. Dan is het prettig als een bureau zoveel mogelijk voor je regelt en ondersteunt als er problemen zijn.”   

Visum, tickets, vaccinaties

Reizen buiten Europa vereist vaak een visum. Het zakenreisbureau regelt deze via de desbetreffende ambassades.

Een zakenreisbureau boekt niet alleen tickets, maar kijkt naar de reis van deur tot deur. Het regelt dus annuleringsverzekeringen, reisverzekeringen en eventuele vaccinaties of medicijnen die in bepaalde landen noodzakelijk zijn. Een vaccinatie heb je niet nodig als je in een verre hoofdstad verblijft, maar wellicht wel als je een fabriek in het binnenland bezoekt.

Met speciale reisapps worden reizigers op de hoogte gehouden van de omstandigheden ter plaatse. Via zo’n app adviseert een reisbureau ook over het beste vervoer naar een hotel en of wifi is inbegrepen in het hoteltarief. Ook wordt er gecommuniceerd over het reisbeleid van een bedrijf. Bijvoorbeeld dat men zich in Johannesburg (Zuid-Afrika) of in Brazilië moet verplaatsen met een taxi en niet met het openbaar vervoer.