“Bedrijven moeten zich gaan afvragen hoe ze dat gaan managen.” Ondanks de economische crisis die bedrijven dwingt hun (reis)kosten te verlagen wordt er, voornamelijk door werknemers van bedrijven die zich richten op markten buiten Europa, nog  veel zakelijk gereisd. Om toch kostenbesparingen te realiseren kunnen zakenreisbureaus worden ingeschakeld.

Vooral voor de kleinere bedrijven binnen het MKB kan dat interessant zijn. Individueel hebben deze bedrijven namelijk (te) weinig volume om goede prijsafspraken te maken met luchtvaartmaatschappijen en hotelketens, maar wanneer hierover onderhandelingen worden gevoerd door zakenreisbureaus kunnen vaak voordelige contracten worden afgesloten.

Grote bedrijven en multinationals maken over het algemeen rechtstreeks afspraken met vliegmaatschappijen en hotelketens over tarieven, maar laten de daadwerkelijke organisatie van de reis vervolgens aan een zakenreisbureau over.

Voordelen zakenreisbureaus

Bijkomend voordeel van het inschakelen van een zakenreisbureau, is de managementinformatie die op het gebied van zakelijke reis- en verblijfkosten beschikbaar komt. Op grond van deze cijfers, die maar lastig kunnen worden verzameld wanneer werknemers hun zakenreizen zelf organiseren, kan het reisbeleid worden aangepast.

Daarnaast hebben ondernemingen continu inzicht in waar de reiziger zich bevindt. Dat is in het kader van de zorgplicht voor medewerkers, essentieel voor bedrijven. Reisbureaus hebben bovendien overal ter wereld contacten. Reizigers die bijvoorbeeld stranden in Singapore, kunnen ook bij een vestiging van hun reisbureau in Singapore terecht, waar ze ter plekke kunnen worden geholpen.

Bedrijven die hun werknemers geregeld op zakenreis sturen, krijgen daardoor te maken met nieuwe uitdagingen.

Gereduceerde vluchten rechtstreeks aanbieden

Steeds vaker bieden luchtvaartmaatschappijen hun vluchten tegen een gereduceerd tarief rechtstreeks aan. Bedrijven die hun werknemers geregeld op zakenreis sturen, krijgen daardoor te maken met nieuwe uitdagingen; wanneer een zakenreiziger ingaat op het aanbod rechtstreeks de vluchten te boeken, kan de managementinformatie niet meer worden verkregen.

Dit probleem zal zich in toenemende mate gaan voordoen, mede nu ook IATA, de overkoepelende organisatie van vliegtuigmaatschappijen, heeft besloten sterk in te zetten op een nieuwe distributiestrategie waarbij nadruk zal komen te liggen op rechtstreekse klantbenadering.

Nieuwe generatie reizigers

Een andere uitdaging voor bedrijven is de nieuwe generatie zakenreizigers, de zogenaamde Generation Y. Zij zijn opgegroeid met smartphones en tablets, en gaan vaak met behulp hiervan zelf opzoek naar de beste en goedkoopste vluchten en hotels. Daarmee gaan ze voorbij aan de rol van de reisbureaus. Die jongeren zeggen dan: ‘Ik ben ingehuurd om prestaties te leveren.

Een andere uitdaging voor bedrijven is de nieuwe generatie zakenreizigers, de zogenaamde Generation Y.

Hoe ik dat doe, regel ik zelf wel. Of ik daarvoor vier keer naar ene land reis met economyclass, of een keer met businessclass, is mijn zaak.’ Maar ook hier speelt dan weer het probleem van het ontbreken van gestructureerde managementinformatie en daar zit dus een spanningsveld. Het zou goed zijn als de zakenreisbranche hierop gaat inspelen en bedrijven moeten zich dan ook gaan afvragen: hoe ga ik dit managen?

Biografie Herman Mensink

Herman Mensink (1952) is Associate Professor Business Travel & Aviation Management op de NHTV University of Applied Sciences in Breda en is daarnaast voorzitter van Corporate Travel Association CORTAS. Leden van deze vereniging zijn de top 25 multinationals in Nederland. Door de bundeling van kennis en kracht op het gebied van Business Travel Management heeft CORTAS inmiddels een vaste positie verworven in het zakenreissegment in Nederland.

Daarnaast is Herman Mensink Vice President EMEA (Europa, Midden-Oosten & Afrika) van PRISM Group Inc, een wereldwijd technologie- en adviesbedrijf, dat zich specialiseert in contract-managementsystemen voor de luchtvaart en zakenreisindustrie. Hij is lid van een aantal adviesorganen van de Europese Commissie op het gebied van transport en mobiliteit.

Bovendien is Herman Mensink een veelgevraagd spreker op internationale conferenties waar hij zich vooral richt op ontwikkelingen in de luchtvaart industrie, multinational corporatetravel management programs, Europese data wetgeving en technologische ontwikkelingen op het gebied van zakenreizen en distributiemodellen.