Jacques Dunselman  
Principal Consultant bij Capgemini

Wat ging hier mis? Geen van de bemanningsleden had zijn aandacht bij het vliegen. Men vergat de gouden luchtvaartregel: Aviate, Navigate, Communicate – in die volgorde. Deze regel waarborgt de juiste prioriteit in exceptionele situaties. Dus: eerst zorgen dat je het vliegtuig blijft vliegen (Aviate), daarna vaststellen waar je bent, waar je wilt zijn en welke obstakels vermeden moeten worden (Navigate) en tenslotte – als alles op een rijtje is – communiceren met de buitenwereld (Communicate).

Exceptie Plan

In projectmanagement hebben we onze eigen exceptieprocedures. Gekeken door de bril van een piloot is het curieus dat het gebruikelijke stappenplan omgekeerd is aan die van de luchtvaart. Een methode als Prince2 stelt dat we in een uitzonderingssituatie eerst een Exceptie Rapport schrijven (Communicate), dan een Exceptie Plan opstellen (Navigate) en daarna – impliciet – overgaan op de uitvoering en de dagelijkse operatie (Aviate).

Vaak zijn we (en ja, ik heb me daar ook aan schuldig gemaakt) bij een exceptie zo gefocussed op de communicatie naar de opdrachtgever en het ‘wat nu?’, dat we de dagelijkse operatie van het project of programma onvoldoende aandacht geven. Met als gevolg dat het team – door de crisis al onzeker – stil valt stil of aan de verkeerde zaken werkt. Tegen de tijd dat een nieuw plan beschikbaar is, kan veel tijd verloren zijn gegaan.

Aansturing borgen

Maar het kan anders. Juist in tijden van crisis is sterke en zichtbare leiding van belang. De volgende keer dat er een exceptie optreedt, denk dan aan de gouden luchtvaartregel en begin met Aviate: zorg dat de dagelijkse aansturing van het project geborgd blijft.

In een cockpit zitten niet voor niets twee vliegers. Dus waarom niet een ‘co-piloot’ aanwijzen die de dagelijkse sturing blijft waarborgen? Dan kun jij je als projectmanager focussen op de Navigate: hoe verder. En kun je daarna gerust uitrapporteren naar de stuurgroep (Communicate), in de wetenschap dat het project altijd onder controle is gebleven.

De luchtvaarwereld is in 100 jaar tijd geëvolueerd naar een van de meest veilige manieren van transport. Projectmanagement is ouder, maar als professie nog niet zo ver. We kunnen nog veel leren van de luchtvaart. Bijvoorbeeld over het uitgebreid delen van geleerde lessen en het rigoreus opnemen van nieuwe inzichten in trainingsprogramma’s. Blijf leren, blijf delen.