En dat is terecht” stelt Professor dr. Ir Fred Heemstra, hoogleraar Bedrijfskunde en Informatica. Een project besturen en tot een goed einde brengen is een vak apart. Dat opdrachtgevers moeite hebben om hun project goed te besturen, heeft verschillende oorzaken. Het frappante is dat bij een slecht geleid project de projectmanager meestal de schuld krijgt, maar de mislukking is vaak toch ook te wijten aan slecht opdrachtgeverschap.

Het vormen van een ‘tandem’

In veel organisaties wordt het opdrachtgeverschap van complexe veranderprojecten bij managementteamleden, senior lijnmanagers of directieleden belegd. Als lijnmanager wordt je niet getraind of opgeleid voor het opdrachtgeverschap. Van belang is dan, stelt Heemstra, om goed te kijken naar vereiste vaardigheden. Uiteraard zijn dan materiekennis en de juiste managementpositie van belang.

“Maar vaardigheden zoals het ontwikkelen en communiceren van een visie op het te bereiken resultaat, de rug recht houden bij tegenwind, het kunnen sturen op het incasseren van de beoogde baten zijn voor een succesvolle opdrachtgever minsten zo essentiëel. Ook het selecteren van een goede, op de klus passende, projectmanager is een kenmerk van een goede opdrachtgever. De opdrachtgever en de projectmanager moeten een ‘tandem’ zijn en elkaar volkomen vertrouwen.”

Tenslotte moet een opdrachtgever de nodige agendatijd kunnen en willen vrijmaken voor een project. Je doet een project er niet zomaar even bij, het is een serieuze extra taak. Dat betekent ook dat je als lijnmanager het aantal opdrachtgeverschappen moet beperken. Beter één of maximaal twee projecten goed doen dan meerdere projecten half bakken.

Afstemmen project assurance

Opdrachtgevers kunnen hun performance sterk verbeteren door het inregelen van project assurance, vindt Gerard Meijer. Meijer heeft een trackrecord in het realiseren van complexe projecten bij de rijksoverheid en is als expert opgeroepen door de commissie Elias.

Een goede invulling van project assurance daagt ook de opdrachtgever en stuurgroep uit om de vraagstelling en de te bereiken resultaten glashelder en scherp te formuleren.

Project assurance kan een opdrachtgever helpen de beoogde eindresultaten te halen en de beoogde baten te incasseren. Normaal gesproken rapporteert de projectmanager over de status en voortgang van een project. En dat hoort ook zo. Met het inregelen van project assurance krijgt een opdrachtgever extra zekerheid over het halen van de doelen en resultaten.

Project assurance kan worden ingevuld door een interne auditafdeling of door een externe expert. Van belang is wel dat de PA-functie zich niet gaat richten op allerlei vormvereisten en templates, maar de projectkern raakt. Een goede invulling van project assurance daagt ook de opdrachtgever en stuurgroep uit om de vraagstelling en de te bereiken resultaten glashelder en scherp te formuleren.

Volgens Meijer gaat het daar al vaak mis. Politiek geformuleerde doelstellingen, slecht geformuleerde eisen, vage eindresultaten, het ontbreken van kwantificering,  het niet aanwijzen van acceptanten. Het komt te vaak voor. En zo zie je dat in het begin van een project de kiem voor een mislukking al is gelegd.

De opdrachtgever en projectmanager samen

Meijer bevestigt het statement van Heemstra dat  een opdrachtgever een geschikte projectmanager moet selecteren. Een geschikte projectmanager is volgens Meijer niet hetzelfde als een beschikbare projectmanager. Vaak kiest men voor de beschikbare in plaats van de meest geschikte. En dat is een cruciale fout. De geschikte projectmanager heeft een bewezen trackrecord van eenzelfde soort projecten. Daarnaast speelt de persoonlijkheid van de projectmanager een grote rol.

Heemstra en Meijer zijn eensluidend in hun opvatting dat de combinatie van opdrachtgever en projectmanager een sterk bepalend duo voor het slagen van een project is. “Vanuit de literatuur zijn tientallen lijstjes bekend met succes- en faalfactoren” zegt Prof Heemstra.

“Maar in de praktijk draait het vooral om twee succes-actoren” zegt Meijer. “De opdrachtgever én projectmanager samen”. Besteed dus tijd aan het zorgvuldig selecteren van de deze twee actoren, dan heb je al een forse stap op weg naar projectsucces gezet