Jos Bos
Auteur ‘Inleiding tot Contractmanagement’
Foto: Esther van der Lecq

Het projectteam bestaat meestal uit een of meer specialisten, geleid door een projectmanager, die eindverantwoordelijk is en rapporteert aan de manager of bestuurder van een organisatie. Een contractmanager is een onmisbaar onderdeel van zo’n projectteam.

Het inschakelen van een (bedrijfs)jurist volstaat in de praktijk niet. Die heeft immers niet voor ieder project of transactie een standaardcontract in de la liggen. Hij moet gegevens krijgen over doelstellingen, randvoorwaarden, veronderstellingen en risicoverdeling, die met het project zijn verbonden. Pas als dat goed gebeurt, kan een contract op maat worden opgesteld.

Een contractmanager is in de fase van contractvorming de aangewezen persoon, die ervoor moet zorgen dat het contract de commerciële en financiële ambitie van het bedrijf of de organisatie weerspiegelt. Hij zou dan ook nauw betrokken moeten zijn bij de contractonderhandeling of aanbestedingsprocedure.

Uitvoeringsfase

De contractmanager is echter niet alleen van belang in de voorbereidingsfase van een contract. Ook in de uitvoeringsfase is hij of zij een onmisbare schakel. Zeker langdurige contracten zijn nu eenmaal niet in beton gegoten. Omstandigheden kunnen veranderen en een negatief effect hebben op de uitvoering van contracten.

Ook bij contractpartijen kunnen veranderingen optreden. Om ook die fase in een contract te kunnen managen, is een contractmanager de aangewezen persoon: hij onderhoudt de relatie met de contractpartijen, controleert of het contract wordt nageleefd en legt verslag van de uitvoering ervan. Op die manier kunnen, mocht zich een claim voordoen, de feiten eenvoudig worden gereconstrueerd.

Baten en risico’s

Een project wordt geïnitieerd omdat het op een of andere manier baten oplevert voor een organisatie of bedrijf. Tegenover baten staan echter ook altijd risico’s. Het is de taak van de contractmanager om de in het contract verankerde verdeling van baten en risico’s te bewaken en in te grijpen als die verdeling uit het lood dreigt te slaan. Door zijn betrokkenheid bij de contractvorming, weet hij als geen ander waar de kansen en de risico’s liggen, die zijn verbonden met het project of de transactie. Hij moet ervoor zorgen dat de voorziene baten in het project worden gerealiseerd en dat de risico’s worden beheerst.

Dat een project goed mis kan gaan, bewijzen bekende voorbeelden als de aanschaf van hoge snelheidstreinen door de NS, het A15-project van Ballast Nedam en it-projecten bij de centrale overheid. De berichten over zulke gestrande projecten laten keer op keer zien, dat in de voorbereidende fase van die projecten fouten zijn gemaakt.

Leidende rol in beginfase project

Om fouten zo veel mogelijk te voorkomen, is strak procesmanagement in de beginfase van een project van cruciaal belang. De contractmanager kan en moet daar een belangrijke, zo niet leidende, rol in spelen. Als bestuur of onderneming is het dus verstandig om bij grote projecten of transacties een ‘zwaargewicht’ op contractmanagement te zetten.

Ook vanuit juridisch perspectief ontkomt men daar niet aan, omdat projecten en transacties van grote omvang grote risico’s met zich mee kunnen brengen voor de continuïteit van het bedrijf of de organisatie. Continuïteit van de organisatie is de kerntaak van het bestuur. Dat moet dus zorgen voor adequaat risicomanagement, door onder meer de aanstelling van een capabel contractmanager in projecten met een risicoprofiel van enige betekenis.