Frans Groeneveld
Projectmanager

Waarom is projectmanagement belangrijk?

“Projectmanagement is belangrijk om alle veranderingen van `A naar B´ zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Niet alles is een project; krijgt bijvoorbeeld iemand een nieuwe pc, dan loopt dat via het dagelijkse bedrijfsproces. Maar zijn er bijvoorbeeld 10000 nieuwe pc’s nodig, dan werkt een project aanpak veel beter.

Over het algemeen gaan kleine veranderingen in beperkte tijd mee in het reguliere bedrijfsproces. Wordt het complex in aantallen, tijd en/of verschillende locaties, dan is een project een betere optie en bij elk project hoort projectmanagement om ervoor te zorgen dat alles zo goed mogelijk verloopt.”

Wat zijn de belangrijkste taken van een projectmanager?

“Projectmanagers werken volgens standaardmethodieken zoals PMI, Prince 2 etc. Die methodieken hebben een vrij brede scope en richten zich op vrijwel alle facetten van projectmanagement zoals planning, financiën en communicatie. Het is de taak van de projectmanager om alle onderdelen goed op elkaar af te stemmen zodat het project volgens planning blijft lopen.

Veel organisaties zijn minder goed in het afronden van grote en complexe projecten. Agile werken biedt dan vaak uitkomst; in kleinere stappen wordt binnen korte tijd het beoogde (deel)resultaat behaald. Het is absoluut een werkwijze die in opkomst is.

Welke verantwoordelijkheden heeft hij/zij?

“Ik vergelijk een projectmanager met de kapitein van een schip dat van A naar B moet varen. De kapitein zorgt voordat hij vertrekt voor een goede route en de juiste mensen aan boord zodat de kans op een veilige aankomst het grootst is. Onderweg heeft hij te maken met allerlei gevaren, stukken en uitvallende medewerkers. Het is dan de kunst om niet alles zelf te proberen op te lossen.

Wordt onderweg de kok ziek? Ga dan vooral niet zelf achter het fornuis staan, maar regel vervanging. Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om overzicht te houden met de eindbestemming als doel. De kracht om te delegeren en stressbestendigheid spelen daarbij een grote rol.”

Welke eigenschappen moet een goede projectmanager zéker hebben?

“Een goede projectmanager is naast stressbestendig ook zeer doel- en resultaatgericht, proactief, en heeft kennis van de materie om verantwoord opdrachten te kunnen geven. Vanzelfsprekend kent hij alle facetten van de gehanteerde methodiek. Daarnaast is hij een echte peoplemanager die zijn team niet alleen aanstuurt, maar ook inspireert en enthousiasmeert.

Een projectmanager is pas klaar als de laatste punt gezet is. Dat vergt naast doorzettingsvermogen ook verwachtingsmanagement. Want hoewel er continu overleg is, gebeurt het wel eens dat een opdrachtgever aan het eind van het project toch niet helemaal tevreden is omdat het eindresultaat niet (helemaal) aan zijn verwachtingen voldoet.”

Is er een vast stramien van interactie met andere projectleden en de opdrachtgever?

“Dat is er absoluut. Een projectmanager regelt dat zelf. Enerzijds is er de rapportage op alle fronten om te communiceren waar het project ‘staat’ en anderzijds zijn er natuurlijk vergaderingen tussen  projectleden om de inhoud te af te stemmen. Regelmatig overleg voorkomt escalaties, het is de manier om de vinger aan de pols te houden. Gaat iets niet goed, dan kan er op tijd actie ondernomen worden.

Het contact met de opdrachtgever is wat formeler en gebeurt vaak met een voortgangsrapportage, gefaciliteerd door een stuurgroep. Het aantal vergaderingen en rapportages hangt af van de grootte van het project. Bij een groot project zijn er veelal meer vergaderingen en rapportages.”

Spelen stakeholders een actieve rol in het project en zo ja, hoe verloopt de communicatie daarmee?

“Bij complexe trajecten zijn er veel stakeholders. Het is belangrijk hen goed te informeren en daarom maakt een projectmanager in een dergelijk geval een stakeholderanalyse met daarop volgend een stakeholder communicatieplan. Stakeholders kunnen afhankelijk van het project, rechtstreeks benaderd worden of zitting hebben in een stuurgroep.

De stakeholders met een direct belang worden vaak betrokken bij de Governance zodat zij voldoende sturingsmogelijkheden hebben binnen de afgesproken tolerantiegrens. Is het project bijvoorbeeld de bouw van zes huizen met zwarte dakpannen, dan kan de stuurgroep dat wel wijzigen in rode dakpannen, maar het kan de vorm van het dak niet beïnvloeden als de kosten de tolerantiegrenzen overschrijden.”


Jan A. Koster  
Project Manager IBM Global Services

Waarom is projectmanagement belangrijk?

“Project management is het beheersbaar, uitvoerbaar en voorspelbaar maken van complexe opdrachten in complexe omgevingen, primair vanuit de perspectieven tijd, geld en resultaten. Natuurlijk zijn er gradaties in complexiteit; een goed projectplan adresseert het op te lossen vraagstuk op adequate wijze, zonder onderschatting of overkill.

De opdrachtgever en andere stakeholders moeten een helder beeld aangereikt krijgen van de omvang van het vraagstuk en de benodigde mensen en middelen voor de oplossing ervan.”

Wat zijn de belangrijkste taken van een projectmanager?

“De belangrijkste taak vanuit technisch projectmanagement oogpunt -scope, tijd, budget-, is het (doen) uitvoeren van de opdracht. Daar maakt stakeholdermanagement een groot deel van uit, maar bijvoorbeeld ook het reduceren van de complexiteit. Grote projecten hebben vaak diverse stakeholders en medewerkers die slechts een deel van de problematiek kennen of kunnen overzien.

De project manager is verantwoordelijk voor het opstellen van een plan waarin deze aspecten op eenduidige wijze met elkaar in verband worden gebracht. Dat plan is de basis voor alle communicatie rondom het project en dient de specifieke informatiebehoefte te dekken van alle betrokkenen, soms zelfs op detailniveau. Nog een belangrijke taak van de projectmanager is ‘vader en moeder’ tegelijk zijn van zowel het project als de projectmedewerkers.”

Welke verantwoordelijkheden heeft hij/zij?

“De verantwoordelijkheden van de projectmanager zijn acteren op basis van wat bij vraag 2 is genoemd, en op het juiste moment escaleren/signaleren naar alle relevante stakeholders. Het is ook zijn verantwoordelijkheid om change management onder controle te houden. Het projectplan is één van de eerste producten van het project en wordt gemaakt op basis van de werkelijkheid op dat moment. Die werkelijkheid is meestal dynamisch en niet statisch.

De gewijzigde omstandigheden kunnen zorgen voor andere wensen/eisen ten aanzien van het project. Change management is het proces om die veranderingen op een beheerste manier mee te nemen in het projectplan en de projectuitvoering.”

Welke eigenschappen moet een goede projectmanager zéker hebben?

“Hij moet goed kunnen schakelen tussen striktheid en flexibiliteit en een opvouwbaar ego hebben. Soms moet je groot zijn en soms juist klein. Hij moet op meer dan één niveau kunnen communiceren, zowel met de mensen op de vloer als de executives en alle lagen daartussen. Daarnaast moet hij betrouwbaarheid en integriteit uitstralen. Hij is verantwoordelijk voor het handhaven van de balans tussen projectprioriteiten en voor het uitvoeren van change management.

Wijzigingen gaan vaak gepaard met emoties, vooral als belangen botsen. Consequent zijn en respectvol omgaan met de betrokkenen en hun zienswijzen is van belang om gedurende het project de stakeholders aan boord te krijgen en te houden.”

Is er een vast stramien van interactie met andere projectleden en de opdrachtgever?

“Er is zeker een helder stramien nodig als basis, en een goede governance biedt ook handvatten voor het managen van onverwachte gebeurtenissen. Denk aan zaken als aanvullende eisen, ziekte van sleutelmedewerkers, politieke besluitvorming, het ontstaan van serieuze alternatieven. Hij moet dan zo nodig gepast 'out-of-the-box' handelen.

De ruimte om dat te doen, wordt deels bepaald door opdrachtgever en stakeholders en deels door de kracht en reputatie van de projectmanager. Die ruimte wordt natuurlijk altijd gerelateerd aan de oorspronkelijke opdracht en zal met gevoel en verstand worden gebruikt, want zonder steun van de andere betrokkenen is er geen basis voor besluit en gaat het mis.”

Spelen stakeholders een actieve rol in het project en zo ja, hoe verloopt de communicatie daarmee?

“Goed stakeholdermanagement is van vitaal belang voor het bereiken van succes. Een belangrijke taak voor de projectmanager is het in kaart brengen van alle stakeholders en ze op te nemen in het formele en informele communicatie/governance model. 

Projectcommunicatie heeft altijd formele en informele aspecten. Er zijn vergaderingen die worden genotuleerd en er zijn de wandelgangen. De formele en informele kanalen beinvloeden elkaar en in een goed gemanaged project versterken ze elkaar. Vroege signalen over problemen of ideeen worden dan eerst informeel besproken en daarna geformaliseerd. Dat versnelt de communicatie en geeft de betrokkenen het gevoel belangrijk te zijn en gewaardeerd te worden.”


Joppe Boodt
Teammanager projectmanagement & PMO bij De Nederlandsche Bank

Waarom is projectmanagement belangrijk?

“Dat is belangrijk omdat een project per definitie een eenmalige exercitie is met een uitvoering door een team dat speciaal voor het project wordt samengesteld. Bij elk nieuw project komen de vragen ‘wie, wat en waarom’ aan de orde.

Omdat elk project eenmalig is, zal er een organisator moeten zijn. Vergelijk het met het bouwen van een eigen huis, iemand moet de juiste mensen aannemen om ervoor te zorgen dat het huis uiteindelijk aan de wens van de opdrachtgever voldoet.

Wat mij betreft kan elke verandering binnen een organisatie als een project worden opgepakt, alles wat niet ‘business as usual’ is. Het hoeft niet altijd groots en meeslepend, het kan ook om een klein project gaan in tijd, geld en doel.”

Wat zijn de belangrijkste taken van een projectmanager?

“De opdrachtgever heeft een bepaalde wens/doel voor ogen, de projectmanager is degene die dat namens hem gaat realiseren. Hij bepaalt welke mensen welke taken krijgen binnen het project. Dat kunnen overigens interne of externe mensen zijn, afhankelijk van het project en de benodigde kennis en kunde.

Het is logisch om –als er bijvoorbeeld een nieuw IT systeem komt – er interne menskracht bij betrokken is omdat zij het systeem moeten gaan gebruiken. Is de benodigde kennis echter niet aanwezig, dan wordt dit ingevuld door een externe projectmedewerker. De projectmanager moet op alle fronten zorgen dat het team kan werken: ruimte, materiaal, de juiste expertise.”

Welke verantwoordelijkheden heeft hij/zij?

“De projectmanager is verantwoordelijk voor de communicatie met de opdrachtgever en de stakeholders en natuurlijk voor het opleveren van het eindresultaat. Ook is hij verantwoordelijk voor de samenstelling en het goed functioneren van het team. Het is zijn verantwoordelijkheid dat de gestelde (deel)doelen op tijd en volgens afspraak gehaald worden met en door de juiste mensen. Mocht dat om wat voor reden niet gaan lukken, dan moet hij/zij op tijd aan de bel trekken bij de opdrachtgever.

De projectmanager bewaakt tijd-geld en kwaliteit. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de communicatie tussen hem, de opdrachtgevers en de stakeholders. Soms zijn dat er veel, soms weinig. Dat hangt af van de aard van het project.”

Welke eigenschappen moet een goede projectmanager zéker hebben?

“Een projectmanager moet communicatief ingesteld zijn, overzicht hebben en kunnen bewaren, resultaatgericht kunnen werken en goed kunnen plannen. Hij moet zijn team kunnen inspireren en enthousiasmeren en snel kunnen schakelen.

Stressbestendigheid is ook erg handig, want je moet om kunnen gaan met onverwachte ontwikkelingen. Een bekende uitspraak over projecten is: “Je weet in een project één ding zeker: dat er onverwachte zaken zullen gaan optreden”.

Aan de andere kant: niet elk project is bijzonder complex en/of ligt politiek gevoelig. Projectmanagement hoeft niet altijd moeilijk te zijn.”

Is er een vast stramien van interactie met andere projectleden en de opdrachtgever?

“Nee, er is geen vast stramien, maar het is wel essentieel dat je een stramien aanbrengt. Elk project is een nieuw traject dat je voor het eerst doet met een nieuw team. De projectmanager brengt bij elk project opnieuw een structuur aan in de communicatie tussen opdrachtgever, stakeholders en het team.

Er zijn wel veel ‘best practices’ beschikbaar op allerlei gebieden, ook op het vlak van communicatie. Daarnaast zijn nieuwe methodieken in opkomst zoals agile werken. Daarbij is er veel vaker (soms wel dagelijks) een kort overleg tussen alle betrokkenen.

Het is een kort cyclische benadering met snelle resultaten. De projectmanager kiest de manier van communiceren, bij gebruik van de agile methodiek is dat dus heel anders dan bij gebruik van een traditionelere benadering.”

Spelen stakeholders een actieve rol in het project en zo ja, hoe verloopt de communicatie daarmee?

“Het is essentieel dat de stakeholders betrokken zijn bij het project. Daarom wordt van tevoren een stakeholderanalyse gemaakt en vervolgens stelt de projectmanager een stakeholdermanagementplan op.

Direct betrokken stakeholders spelen wel een actieve rol in het project, stakeholders die er wat verder van af staan, in mindere mate. Sommige stakeholders krijgen dagelijks of wekelijks een update, voor anderen volstaat een maandelijkse nieuwsbrief. Dat hangt helemaal van het project en de gekozen communicatievorm af.

Ik heb een projectmanager in het team die 2000 direct betrokken stakeholders binnen de organisatie had. Hij koos ervoor om per afdeling één contactpersoon in te zetten die wekelijks op de hoogte werd gebracht en feedback van zijn afdeling in kon brengen. Dat werkte in dat project heel goed.”