Fred Bons, voorzitter van het platform projectmanagement IPMA-NL, leidt het gesprek. Deelnemers zijn Cara Antoine, hoofd Marketing & Operations van Microsoft Nederland; Grietje Rusticus, manager afdeling Project- en Programmamanagement Groningen van de Dienst Uitvoering Onderwijs; Arjan Jonker, directeur van KWD Resultaatmanagement; en Hans Bakker, hoogleraar projectmanagement aan de TU Delft.

De projectificering van de samenleving rukt op. Volgens Fred Bons wordt in 2020 bijna de helft van het Bruto Nationaal Product projectmatig voortgebracht. Hij prikkelt zijn gasten met de stelling dat in feite alles een project is en iedereen een projectmanager.

‘Impliciet werken we al heel lang projectmatig zonder het zo te noemen’, zegt Jonker (KWD). ‘Maar het neemt ook toe. Dat zie je in de hele samenleving. Mensen binden zich niet meer zo makkelijk voor langere tijd aan bijvoorbeeld een vereniging, politieke partij of werkgever.’

Kijk niet alleen naar de techniek, maar verdiep je ook alvast in het toekomstig gebruik.

Volgens Bakker (TU Delft) is de essentie van een project dat het om iets unieks gaat met een eindige levensduur. ‘Niet te verwarren met een transformatie’, zegt Antoine (Microsoft). ‘Dan is er wel een beginpunt, net als bij een project, maar geen einde.’

Projecten kunnen een transformatie wel ondersteunen. In haar vakgebied zijn zulke projecten vaak van korte duur. Daarom maakt ze graag gebruik van de Agile-methode. ‘Daarmee kun je flexibel inspelen op actuele ontwikkelingen en meer focus aanbrengen.’

Bakker: ‘In de engineering-sector kunnen projecten tien tot vijftien jaar duren. Dan stuit je op de grenzen van flexibiliteit. Zodra je een groot stuk equipment hebt besteld, kun je niet meer terug zonder grote kosten.’ Extra ingewikkeld is het volgens hem als je twee werelden bij elkaar moet brengen, zoals bij de aanleg van een tunnel met IT-voorzieningen.

‘De aanleg duurt al gauw een jaar of vijf. Maar je weet niet welke IT-systemen er over vijf jaar zijn. Toch moet je daarvoor nu al ruimte reserveren in het beton.’ Verder wijst hij op het belang van stakeholder-management: ‘Kijk niet alleen naar de techniek, maar verdiep je ook alvast in het toekomstig gebruik.’

Rusticus (DUO): ‘Laat zoveel mogelijk partijen door zoveel mogelijk brillen kijken voordat je aan een project begint.’ Volgens Bons gaat het vooral om het bundelen van de juiste expertise en het delen van een gemeenschappelijk belang. Dat brengt hem bij de tweede stelling.

Teams met een diverse samenstelling zijn succesvoller dan teams met een uniforme samenstelling.

Rusticus: ‘Uniforme teams vertonen vaak een zekere blindheid. Voor een evenwichtige besluitvorming is het nodig dat je vanuit verschillende invalshoeken naar een project kijkt. Let bij de samenstelling van een team ook op persoonlijke eigenschappen die mensen geschikt maken voor de ene of andere rol. Dat heeft op zich niets te maken met leeftijd, ervaring of geslacht.’

Antoine houdt wel van mensen met een frisse blik, juist omdat ze minder ervaring hebben. Maar volgens Bakker blijkt uit onderzoek dat ervaren medewerkers zich doorgaans vrijer voelen om flexibel te opereren. Rusticus stelt dat idealiter verschillende generaties binnen een team zijn vertegenwoordigd: ‘De tijd waarin je bent opgegroeid kleurt je manier van kijken naar de wereld.’

Van de mensen naar de techniek. Fred Bons formuleert de derde en laatste stelling: Wat betekent digitale transformatie voor projecten en welke rol spelen projecten in het vormgeven van digitale transformatie?

Dit verschilt enorm per sector, blijkt uit de reacties. Vooral in de bouw is nog een wereld te winnen, terwijl de retail vooroploopt in het gebruik van digitale kanalen. Rusticus beschouwt de toegang tot steeds meer data als cruciale factor. Ze doelt op de koppeling van bestanden, de analyse van big data en de ontwikkeling van nieuwe software.

Antoine wijst op een ander aspect. ‘Hoe steviger je digitale basis, hoe sneller de transformatie vorm krijgt. We zijn voor samenwerking niet meer gebonden aan een bepaalde locatie. Bepalend is waar je de beste digitale connectie kunt maken.’