Uitbreiding, meer publieksvoorzieningen en een aparte ruimte voor educatie stonden hoog op de verlanglijst. 'Mauritshuis bouwt aan de toekomst' bracht oplossingen. Het museum kreeg onlangs een belangrijke award voor het projectmanagement.

Vernieuwend project

Het Mauritshuis kreeg van de Nederlandse IPMA brancheorganisatie voor projectmanagement de Gouden Project Excellence Award. Uit het juryrapport: “De jury is unaniem van mening dat dit project het project is met het meeste avontuur en de meeste ongebaande paden en in haar uitvoering totaal vernieuwend is voor projectmanagement in de cultuursector, niet alleen in Nederland, maar ook internationaal".

Zakelijk directeur Victor Moussault leidde het project als opdrachtgever zelf. “Medio 2007 was duidelijk dat het monumentale pand naast ons beschikbaar was voor de gewenste uitbreiding. In het kort: we hebben beide panden ondergronds met elkaar verbonden en het Mauritshuis gerenoveerd. Het resultaat: een ruime nieuwe entree, een prachtige ondergrondse foyer en meer ruimte voor kantoren, winkel, restaurant, kunst, exposities, educatie en evenementen, hetgeen resulteerde in nog hogere bezoekersaantallen dan ooit verwacht.”

"Je moet je daar als projectorganisatie uiteraard wel kwetsbaar voor durven opstellen, maar het leereffect is daardoor alleen maar groter.”

Lerend vermogen

“Plan-do-check-act is belangrijk in projectmanagement”, aldus Victor Moussault. “Je doet een beroep op het lerend vermogen van de organisatie. Wat ga je doen, hoe pak je het aan en hoe regel je de controle om de kwaliteit te borgen? Het risicomanagementsysteem speelde daarin een belangrijke rol.

Ik heb het project opgedeeld in fasen en ook mijn afdelingen gevraagd om per fase aan te geven wat de risico’s en kansen zijn, inclusief de beheersmaatregelen. Het in kaart brengen van alle stakeholders en hoe wij met hen zouden omgaan, hoorde daar ook bij. Vervolgens kon ik een duidelijke projectstructuur neerzetten met de bijbehorende verantwoordelijkheden.

Het uitgebreide multidisciplinaire projectassessment door vijf onafhankelijke assessoren, dat onderdeel uitmaakte van het awardproces, gaf ons niet alleen aan wat we goed deden, maar ook wat we bij toekomstige projecten nog beter zouden kunnen doen.

In die zin erg waardevol en achteraf gezien was het wellicht nog beter geweest om een dergelijk assessment ook al in een eerder stadium uit te voeren, zodat we destijds op een aantal aspecten bij hadden kunnen sturen en nog succesvoller hadden kunnen zijn. Je moet je daar als projectorganisatie uiteraard wel kwetsbaar voor durven opstellen, maar het leereffect is daardoor alleen maar groter.”

We werkten samen met meer dan tweehonderd organisaties en bedrijven.

Grote betrokkenheid

Gezien de ervaringen van de laatste jaren zou je verwachten dat tijd en kosten zouden worden overschreden. Dat gebeurde niet. “Als medeverantwoordelijk bestuurder van onze organisatie vind ik dat je de term ontzorgen serieus moet nemen. Dat doe je door zelf sturing te geven en goede mensen om je heen te verzamelen en niet zomaar alles te delegeren. Daardoor kom je zelf diep in een projectstructuur en kun je mensen uit je organisatie er nauw bij betrekken, en nieuwe kwaliteiten ontdekken en talenten ontwikkelen.

Medewerkers deden dingen die zij nog nooit hadden gedaan. Dat geeft veel kansen. Je organisatie moet dat aankunnen. Wij konden dat. Dat komt door ons DNA. Dat vind je overal in terug. Mensen zijn betrokken en gaan ervoor. Ik heb ook heel sterk gestuurd op een werkwijze waarbij niet werd gejuridiseerd. Open communicatie over problemen en tegengestelde belangen met betrokkenen waren hiervoor de basis. We werkten samen met meer dan tweehonderd organisaties en bedrijven.

Een directeurenoverleg zorgde ervoor dat we alle zaken open met elkaar konden bespreken, zonder dat er vertraging optrad bij de uitvoering. Maatschappelijke meerwaarde? We creëerden 350 nieuwe arbeidsplaatsen en de investering van dertig miljoen euro verdiende de samenleving in het eerste jaar na opening al terug. Het zijn slechts enkele voorbeelden.”