Oscar Dekker
Projectservice Nederland

Oscar Dekker van Projectservice Nederland vertelt over één van de vele business cases van Projectservice in Almelo. Dekker vertelt: “zoals vele retailers koos één van onze klanten om de voorraad te verlagen. Hierdoor werd betrouwbaarheid van de voorraad direct nog belangrijker om nee-verkopen te voorkomen.

Hogere betrouwbaarheid en meer inzicht waren uiteindelijk dan ook de bepalende factoren om de inventarisaties aan ons uit te besteden.” In deze business case gaan we dieper in op de voordelen van het uitbesteden aan een specialist.

Procesoptimalisatie ondersteund door software

De betrouwbaarheid en inzichten kunnen door vele opties in StockTrace (ons inventarisatiesysteem) beïnvloed worden. In verschillende gesprekken is in kaart gebracht wat de belangrijkste wensen en eisen zijn en hoe deze gerealiseerd konden worden.

De voorraadbetrouwbaarheid bleek het belangrijkst. Daarom kiezen we als methode om elk product per stuk te scannen. Verder maken we afspraken over de bestandsuitwisseling.

Hierdoor staat de juiste voorraad direct na de telling in het systeem en worden de gewenste rapportages met inzichten naar de juiste personen gemaild.

Om de gemaakte afspraken te testen, hebben we de eerste inventarisatie ruim vóór de overige inventarisaties uitgevoerd. De volgende inventarisaties konden daardoor profiteren van de ervaringen.

Evalueren is een belangrijk onderdeel van ons proces. Zo bleek uit een evaluatie dat onze klant bij het aanleveren van het artikelbestand telkens aanpassingen deed.

Wij hebben vervolgens een wijziging aangebracht in de import van ons systeem, waardoor de aanpassing van het artikelbestand overbodig was.

Verbetering van voorraadbetrouwbaarheid

Een belangrijk hulpmiddel voor verbetering van de voorraadbetrouwbaarheid is de digitale verschillenlijst. Hierdoor kan direct geanalyseerd worden waar verschillen ontstaan. Dit leidde bij één van de vestigingen tot de conclusie dat de verschillen grotendeels ontstaan bij de binnenkomst van goederen.

Om de verschillenlijst optimaal te benutten, is de afspraak om per klantdoelgroep te tellen. Zo kan de verschillenlijst direct opgestart worden zodra een groep volledig geteld is.

Onze klant had te maken met foutgevoelige en waardevolle producten. Om de betrouwbaarheid te verhogen, hebben we afgesproken dat deze producten gecontroleerd moeten worden via de tablet.

StockTrace is daarom ingesteld om de locaties waar deze producten geteld zijn en de scanregel van het product automatisch te markeren. Hierdoor is duidelijk welke producten verplicht gecontroleerd moeten worden.

Dervingverlaging van 62%!

Een ander belangrijk hulpmiddel voor de betrouwbaarheid en voor inzicht is de gegevensverzameling. Bij elke inventarisatie worden allerlei gegevens verzameld.

Na de eerste telling hebben we gekeken welke gegevens interessant zijn om te combineren en analyseren. Een deel wordt gebruikt voor training en feedback ter verbetering van de kwaliteit.

Een ander deel wordt gebruikt om inzicht te geven. Zo geven wij aan welke producten wel in het magazijn liggen, maar niet in de winkel. Of waar veel lege verpakkingen gevonden worden.

Onder andere de hogere betrouwbaarheid van onze inventarisaties en de verschafte gegevens hebben geholpen om de voorraad en derving te verlagen. Bij sommige vestigingen daalde de derving zelfs met 62%!

Data verzameling en analyse

Betrouwbaarheid van de voorraad wordt alleen maar belangrijker. Onder meer door de opkomst van omnichannel. De focus ligt steeds meer op het verzamelen en verrijken van data. 

Door de data te combineren met andere gegevens, ontstaat steeds meer inzicht. Zo helpen we mee aan een ideale winkelindeling en optimale voorraadhoogte. Derving wordt verlaagd en verkoop gestimuleerd!

Meer weten over de werkwijze van Projectservice? Klik hier voor meer informatie.