Boris Blijham

Boris Blijham
Eigenaar The Phone Lab

Onvoldoende overzicht

Toen Boris Blijham in 2015 met The Phone Lab begon, stond een zo “smooth” mogelijke bedrijfsvoering nog niet helemaal bovenaan de prioriteitenlijst. Klanten binnenhalen, de hoogste service en kwaliteit leveren: daar draaide het om. Een prachtig streven, maar als je gaat groeien, moet je dat wel goed kunnen managen.

Boris Blijham: “Dat bleek lastig. De groei kwam snel. Met de toename van het gebruik van het aantal smartphones en tablets neemt natuurlijk ook de vraag naar onderhoud en reparaties toe. De eerste jaren gebruikten we verschillende systemen binnen onze bedrijfsvoering. Van filemaker voor het versturen van rekeningen tot het gebruik van Excel voor voorraadbeheer.

Dat was omslachtig en kostte in alle opzichten veel tijd. We moesten handmatig teveel zaken bijhouden. Wij hadden geen overkoepelend systeem en een echt actueel overzicht ontbrak. We hadden onvoldoende overzicht om de zaak echt efficiënt te kunnen runnen.

Met één winkel lukte het nog net, maar toen we gingen uitbreiden moesten we echt op zoek naar een efficiëntere inrichting van onze belangrijkste bedrijfsprocessen. De meeste kassasystemen zijn vrij standaard, wij zochten naar een systeem waarmee we ook een overzicht hebben op onze reparaties, en méér.”

Strak en netjes

Het toeval speelde een rol bij het vinden van de oplossing. In de periode van oriëntering op een ander systeem, bood een werknemer van een leverancier van flexibele Point-of-Sale oplossingen zijn kapotte smartphone ter reparatie aan. Hij observeerde wat er vervolgens gebeurde en constateerde dat het beter kon. Boris Blijham: “Ik luisterde naar zijn advies en liet me verder informeren.

We besloten het nieuwe systeem van deze partij aan te schaffen. Het biedt ondersteuning bij verkoop, voorraadbeheer, analyses, rapportage en het managen van werknemers. De units zien er prachtig uit in onze winkels, strak en netjes. Klanten kunnen bovendien zelf gegevens invullen waardoor de foutmarge sterk vermindert.”

Altijd actueel inzicht

“We kunnen nu workorders aanmaken, waardoor we voortdurend een actueel overzicht hebben van de uit te voeren werkzaamheden”, vervolgt Boris Blijham. “Het voorraadbeheer is ook een stuk makkelijker geworden. Dat kunnen we voor ieder product instellen. Bestellingen zetten we direct door naar de leverancier. In het verleden waren dat vaak schattingen en werden de bestellingen doorgegeven via een excelsheet.

Na een dag wennen, wisten we al hoe alles werkte. We kunnen alles nu in een keer afhandelen. De complete klantendatabase staat in het systeem. Het werkt snel met betalen, je kunt direct facturen sturen en we kunnen het systeem voor meerdere filialen gebruiken. Het systeem groeit dus ook met ons mee. Ik heb ieder moment actueel inzicht in de gang van zaken. Ook als ik niet aanwezig ben. Alles speelt zich beveiligd af in de cloud. Met één druk op de knop heb ik direct inzicht in voorraden, omzet en winst.”